الدستور

هذا الدستور كتب ليكون مرشدًا لجميع الموظفين في مجموعة صفر ويقدّم كافة المعلومات الأساسية عن الشركة وقيمها وأهدافها، ويساعدك على فهم طبيعة العمل والقوانين الداخلية التي تبسط فهم العمل معنا من اليوم الأول وحتى سنوات مديدة.

وهذا الدستور بمثابة (Handbook) للشركات جميعها، ونأمل ونحن نكتبه أن يعزز من قيمة الشفافية بين فريق العمــل.

يعيش الإنسان على قيم معيّنة، يحدد من خلالها طريقته في الحياة، وكيف يتعامل مع نفسه ومع الآخر، وتعتمد عليها اختياراته وأهدافه. وما ينطبق على الفرد، ينطبق على الشركات. وبهذه القيم تقف المجموعة:

-  الشفافية:

هي ما تجعلنا أ كثر التزامًا وأ كثر وضوحًا وأ كثر حرصًا داخليًّا وخارجيًّا. فتكون الشفافية في التعامل وفي المالية وفي الإدارة، ويدفعنا هذا إلى الحديث، وتحسين بيئة العمل، وآلية اتخاذ القرارات والإنتاج. فتُحفظ محاضر الاجتماع بشكل يسهل على الجميع الاطلاع عليها، ونسعى لتطوير آلية الشفافية لضمان الوضوح والحماية من الفساد المالي والإداري.

-  الإحسان:

إنّ الله كتب الإحسان على كل شيء،<<وإنّا إن التزمنا بالإحسان في كل عمل نقوم به، وكلّ علاقة داخل العمل أو خارجه؛ لوصلنا إلى أمثل الأخلاق، وأنتجنا أفضل الأعمال، أن تحسن في عملك، يعني ألّا تغادر صغيرة ولا كبيرة إلا وانتبهتَ إليها؛ فتبذل الوقت والانتباه لتفاصيل التفاصيل بلا كلل أو ملل.<<إنَّ اَّلله يحِبُّ الْمُحْسِنِيَن.>>     

-  الحر ية:

هذه الكلمة عليها من الإرث، ما جعلها اليوم شكلًا من أشكال الحالمين. لكن، نحن نقول بقول أشعيا برلين: «إنّ الحر ية بالاستقلالية وغياب الإكراه». فنؤمن أن لكل شخص الحق في حر ية الاختيار والتعبير.

-  الاستقلالية:

وهذه في غاية الأهمية، أن تكون مستقلًا برأيك وفكرك، يعني أن تعمل عملًا أصيلًا تؤمن به أنت أولًا وآخرًا. فانعدام الاستقلالية، ولو جزئيًّا، يفقدك المصداقية والحر ية في عملك، وهذه تظهر جليةً للناس، وتقلل المصداقية، وتفقدك شغف العمل. نحن نرى العالم من أعيننا نحن، ونفكر بطر يقتنا.

-  الاهتمام بالبيئة:

نركّز على البيئة في كل جوانب العمل. سواءً كان في المكتب أو في المنزل.

1- حول مفهوم العمل المرن:

-  هل ساعات العمل ثابته؟ يعتمد على حسب منصبك ودورك ويمكنك التأ كد من مديرك إذا كان بالإمكان الإستفادة من الساعات المرنة التي يمكنك الحضور للمكتب من 8:00 ص إلى 11:00 ص وتُكمل /8/ ساعات عمل ثم تنصرف شر يطة أن يكون ذلك بخبر مسبق لدى مديرك المباشر وإلّا ستعد متأخراً , وفي بعض الحالات غائباً.

-  يهمّنا في المجموعة الإنتاجية، والتوازن بين الحياة الاجتماعية والعمل، كما تكتب شركة سلاك على مدخل المقر: “اعمل بجدّ، واذهب للبيت”. نقول، اعمل بجد لأن ما تقوم به هو لـــــــك.

2-  حول مفهوم الإجازات:

بالتأ كيد يوجد لديك مخصص إجازات سنوية حسب ما هو مذكور ضمن عقدك بالإضافة إلى التزام الشركة بالإجازات الرسمية في المملكة العربية السعودية، فهذا هو الشكل العام للإجازات في المجموعة و قد تزيد يوم أو بضعة أيام، لا بأس الأهم أن يكون هذا بالتنسيق مع مديرك المباشر.

وقد توزّع الاجازات حسب مصلحة العمل ففي النشاطات التي تستوجب وجود الموظفين في الأعياد الوطنية أو غيرها , يعوّض الموظف بها في وقت لاحق .

3- حول مفهوم الحوافز:

صممنا في المجموعة نظاماً للحوافز منها مايوزع بشكل ربعي أو سنوي حسب التنظيم في لائحة العمولات ، تجعلك شر يك في المجموعـة ليس تعبيراً مجاز ياَ يقال ، بل بنتائج ماديّة أيضاً .

الاجتماعات

- مدّة كل اجتماع هي 30 دقيقة، عندما تبدأ الاجتماع مع عميل، أو مع زميل، سواءً باستخدام الساعة المكتبية، أو ساعة جوالك، احسب 30 دقيقة قبل أن تبدأ، وانطلق، اشعر من معك في الاجتماع بالمدّة المقدّرة للاجتماع، فإذا رنّ المنبه، فالاجتماع قد انتهى , نعم إنتهى .

•  قد تكون في البداية صعبة. لكن، مع الوقت ستكتشف أنّ الإنتاجية أعلى.

- تأ كّد أن الاجتماع هو الحل الأمثل لاختصار الوقت والجهد، وهنا المسألة نسبية، وتستطيع أن تقدّرها وتقرّر، فأحيانًا، رسالة إلى من يهمهم الأمر، قد تحصل من خلالها على النتائج المرجوّة بدلًا من الاجتماع، وأحيانًا، مكالمة، وأحيانًا أخرى، أن تبحث أ كثر وتولي الفكرة اهتمامًا أ كثر، وأحيانًا أخرى، قد يكون الاجتماع هو الوسيلة الأفضل، أنت من يحدد ذلك.

- حاول أن تبدأ الاجتماعات بذكر الأهداف التي تودّ أن تخرج بها، لضمان أن الجميع على نفس الصفحة. من يحضر الاجتماع؟ هذا أمرٌ قد يبدو بسيطًا، لكنّه مهم. دعوتك ستة أشخاص للاجتماع، يعني لا يعني أنّها مجرد نصف ساعة، بل هي في الحقيقة /3/ ساعات، هي نصف ساعة من كل موظف. فتأ كد أن من تر يده أن يحضر الاجتماع هو حقًا مهم في هذا الاجتماع.

-في حال الاجتماعات الخارجية، فإن كان لديك عرضًا ستقدمه على الشاشة، لا تنسَ التنسيق مع الجهة المستضيفة لتجهيز الشاشة.

-حضّر لكلّ اجتماع بشكل جيد، ابحث عن أفضل النماذج studies case Best المتعلقة بالموضوع أو التقار ير والأرقام التي قد تستفيد منها أثناء الاجتماع.

-أرسال أجندة الاجتماع، والأهداف المرجو تحقيقها من الاجتماع قبل الاجتماع بفترة قد تكون الفترة الأمثل قبل /48/ ساعة من موعد الاجتماع.

-دوّن أثناء الاجتماع، سواءً في مذكرة ورقية أو على الحاسب المحمول أو حتى حاول ان تسجل الاجتماع صوتاً وصورة من خلال التواصل لطلب المساعدة من قسم التحول الرقمي، حاول الابتعاد عن التدوين على الجوال ما استطعت، عادةً لا يعطي انطباعًا إيجابيًا للشخص الذي أمامك، استأذنه التدوين على الجوال، لكي لا يظنّ أنك مشغول عنه. واكتب محضر الاجتماع في القسم المعني داخل المجموعة.

- لخص كلّ ما اتفقتم عليه عند انتهاء الاجتماع خلال ساعتين عالأقل بعد الاجتماع لكي لا تضيع التفاصيل

-راجع الأهداف المرجوة وتأ كد أننا لن نستطيع تحقيقها إلا باجتماع أي موضوع يمكننا اعتماده أو مناقشته خلال النظام، نناقشه في النظام أو مكالمة لو لزم الأمر.

-راجع الأهداف المرجوة من الاجتماع وتأ كد أن المدعويين فعلًا وجودهم ضروري ويستحق أن تسحبهم من عملهم لأجل الحضور، لا تعزم متفرجين!

-راجع الأهداف المرجوة وحاول تحديد المدة المتوقعة، نستطيع جدولة اجتماعات أقل من /15/ دقيقة إذا كان يمكننا الخروج بما نحتاجه في هذه المدة.

اجتماعات افتراضيّة:

اجتماعك الذي يتم عن طر يق الانترنت لا يقل أهميةً عن الاجتماعات الحضور ية التي تتم في مقر المكتب ، فأغلب الشركات العالمية تتجه اليوم إلى التواصل وز يادة الإنتاجية عبر الحدود الجغرافية، فلا حدود للعمل أمام الانترنت لذلك:

-تأ كد دائماً من جود الإنترنت لديك وحاول على توفير حلول بديلة واستشر الكادر الإداري لديك.

-تأ كد أيضاً من وجودك في مكان هادئ خلال حضورك الاجتماعات لكي تتمكن من المشاركة بفعالية بالاجتماعات.

-لا اعذار تقنية مقبولة ، فالموظف الملتزم يستطيع أن يجد الحلول البديلة و يستطيع أن يُعلم مديره المباشر عن تواجده وفعاليته بأبسط الطرق قد تكون من خلال تواصل هاتفي جوال أو هاتف أرضي حتى.

- جميع الاجتماعات الداخلية صوت وصورة .

هناك عدد من الاجتماعات الدور ية التي نقوم بها في المجموعة، والتي من شأنها أحيانًا، الترفيه فقط. وأحيانًا التقويم والتطوير.

اجتماع المرآة:

• يجتمع الرئيس التنفيذي، أو كبار المدراء، مع بقية الموظفين، كلّ موظف على حدة، تكون هذه الاجتماعات مرّة في الشهر، وقد تكون في المكتب، أو تكون في مقهىً أو مطعم أو حتى هاتفياً بالنسبة للموظفين عن بعد، والهدف من هذا الاجتماع أن يعطي كل موظف الآخر رأيه، فيعطي المدير رأيه في أداء الموظف، أو القسم وينعكس الدور، في أن يعطي الموظف رأيه في أداء المدير، فيقول كل طرف ما في خاطره بصدق ووضوح.
• كما أن للرئيس التنفيذي اجتماع شهري لأربع عملاء عشوائياً لأخذ الملاحظات منهم بشكل مباشر، استشعر مسؤولية عملك ، وقد تتضح مجهوداتك أو تقصيرك من العميل للرئيس التنفيذي مباشرة ، سيناقشون كل شيء ؛ العمل دقّته جودته ، موعد التسليم ، طر يقة العمل ، طر يقة إخراجه ، السلبيات ، الإيجابيات ، التحديات ، سرعة التعديل ، سرعة الرد ، ما يستوجب التعديل .

كل شيء.. كل شيء.

-  الزمكان:

يجتمع فر يقنا كاملًا مرةً كل شهر للحديث في كل ما حدث في الشهر المنصرم، لا يقتصر الحديث على العمل، بل إلى التحديات أو المغامرات أو المواقف المضحكة أو المبكية، لا يكون هناك أجندة لهذا الاجتماع.

من الفطرة التي جُلبنا عليها أن لكل شيء في الكون ضابط وأساس، والحياة تحكمنا بقوانين ودستور، فكان حُري لبيئة العمل أن تحكمنا بأخلاقيات أيضاً، تساهم في رفع المستوى التطوري للعمل، وللموظف وتُقاس السلوكيات بناء على الأمور التالية:

✓ الانضباط:

- الانضباط في الحضور

- الانضباط في موعد تسليم العمل

- الانضباط في مواعيد الاجتماعات

- الالتزام بالمواعيد المحددة يعطي انطباعًا بالاحترام، وعدم الالتزام بذلك يسيء للمتعامل معه بجميع الاشكال.

✓ الابتعاد عن التحزبات:

(Non- Political Environment) تكوين تحزبات مهما قل عددها أو قل شأنها او وضوحها كفيلة بأن تعكر صفو سير العمل بالطريقة السليمة.

✓ المنافسة الشريفة:

المنافسة حميدة في أغلب الأحوال، على أن تكون شريفة وبروح رياضية أيضاً.

✓ الاحترام والتقدير:

يلزم على كل موظف احترام الزملاء والمدراء الأعلى والأقل وظيفيًا، دون فرق ويتمثل ذلك في انتقاء المصطلحات، الانتباه لنبرة الصوت، وأسلوب الردود بالشكل العام.

✓ الالتزام بالزي الرسمي:

Dress Codeالعباءة السعودية للنساء والثوب السعودي للرجال

✓ النظافة الشخصية والمظهر:

الاهتمام بالنظافة الشخصية أمرٌ فطري، واختلاف ذلك يدعو مديرك المباشر للتنويه على ذلك بشكل خاص وسري، رغم حساسية الموضوع الى ان أهميته لا تقل عن أهمية أي أمر من أمور العمل العالية الأهمية، فأنت تمثل الشركة وتعطي صورة عنها خارجاً لأنك ببساطة فرد منها.

✓ أين أنت! هل سيستمر البحث عنك؟

بالنسبة للموظفين الذين يعملون عن بعد، لا نتوقع أن نبدأ برحلة البحث هاتفياً وجغرافياً عنهم خلال ساعات الدوام الرسمية، فمن أخلاقيات العمل عن بعد، التزام الموظف بالحضور اونلاين والرد خلال العمل على كل الاستفسارات وتجاوز أي مشاكل تقنية تواجهه.

✓ التدرج الوظيفي:

احترام التدرج الوظيفي وعدم تجاوز المدير المباشر، ويمكن معرفة الهيكلة التنظيمية من خلال الاطلاع عليها، أو طلبها من الإدارة.

✓ بروتوكولات مقابلة الضيوف والعملاء:

- بعد تحديد موعد لعميل يجب التأكد من خلو غرفة الاجتماعات في وقت الاجتماع

- التأكد من نظافتها وترتيبها

- عدم وجود أي مستندات او أوراق متعلقة بالاجتماعات السابقة او مستندات غير مرتبطة بالاجتماع

- عدم وجود أي روائح مزعجة.

✓ وقت وصول العميل:

- الوقوف للاستقبال

- القاء التحية والسؤال عن الحال

- طلب العميل بلباقة بالانتظار قليلا في منطقة الانتظار

- تقديم الضيافة والماء

- ثم الدخول الى غرفة الاجتماعات بعد التأكد مرة أخيرة من ترتيبها وتنظيمها

- وتنطبق النقاط السابقة على العملاء، الضيوف، والزملاء

✓ بروتوكولات التعامل مع الأعلى وظيفيًا:

- احترام الفرق الوظيفي يعني احترام الخبرة المهنية، فاحترامك لهم يعني تعلمَك

- اختيار المصطلحات بعناية، حاور بلباقة وناقش بمنطق

- اعترف بالخطأ وتعلم منه

- التأكد من طريقة الجلوس والاستقامة

- التأكد من نبرة الصوت وحدته

- التأكد من لغة الجسد

- في حال دخول شخص أعلى منك وظيفياً للمكان في أول مره كقاعة الاجتماعات وغيره يجب عليك الوقوف له وعند مغادرته كذلك وهذا يُظهر احترامك ويجبر زملائك الأقل خبرة منك الاقتداء بك.

- تقبل النقد برحابة صدر والثناء بشكر

✓ الإيجابية والبشاشة:

تأكد دائما من نشر الإيجابية في بيئة العمل، فما تعطيه يعود لك دائمًا، تأكد من القاء التحية كل صباح .. تعاون وادعو للتعاون، شارك وارعو للتشارك

في الختام : الالتزام باللوائح والأنظمة للسلوك جزء لا يتجزأ من أدوات تحديد مركز الموظف ومستقبله داخل الشركة، وتطبيقها يساهم في بناء بيئة عمل احترافية ومتقدمة.